Új rendelet vonatkozik azokra a gazdálkodókra, akik számláikat szoftverrel állítják ki. A 2014.július 1-től hatályos 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet szerint minden számlázó szoftvert be kell jelenteni a NAV felé. A bejelentési kötelezettség a gazdálkodót terheli, és elmulasztása esetén is ő vonható felelősségre. A bejelentéskor az alkalmazott szoftver nevét, és egyedi azonosítóját kell bejelenteni.

A SZÁMADÓ szoftverek esetében az azonosító bármely kinyomtatott számla alján található 12 karakteres betűkből és számokból álló karaktersorozat.

A rendelet 2014. június 30. jelent meg és egyes pontjai 2014. július 1.-től hatályosak. Az, ami azonnal hatályba lép, az csak azokra vonatkozik, akik e napot követően vásárolnak programot, de természetesen ezek a szabályok a program előállítójára is kötelezettségeket rónak.

A SZÁMADÓ jelenlegi verziója minden tekintetben megfelel a kiadott jogszabálynak, egyetlen kivétellel, amely miatt rövidesen megjelenik az új változat: amennyiben a számlát nem nyomtatva, hanem közvetlenül elektronikus úton továbbítjuk, akkor nem kerül a számla alá a rendelet által előírt azonosító. Ez azonban csak igen keveseket érint, illetve mire azt a hírlevél megjelenik a honlapon is ott lesz a módosított verzió.

Ami a 2014 júliusa előtt vásárolt szoftver felhasználókat érinti: a számlázó (vagy számlázásra is használt könyvelő, ügyviteli) program használóinak 2014. november 15-ig be kell jelenteniük az általuk használt szoftver nevét és azonosítószámát. A csak könyvelésre használt szoftver bejelentése nem kötelező, viszont az ingyenes számlázó programokra is vonatkozik!

Az azonosítószámot a kibocsátott számla alján található 14 karakterből álló betű és szám kombináció adja. Fontos követelmény, hogy amennyiben újra telepítjük a programot, akkor az előző sorozatszámon bejelentett szoftver használatból való kivonását szintén be kell jelenteni. A bejelentéshez szükséges nyomtatványt a NAV még nem jelentette meg. Figyelem: a számlák alján feltüntetett azonosító minden kibocsátott számlán azonos, tehát a konkrét számla számlaszámát nem tartalmazza. Ezért az NAV felé megadandó azonosítót bármely bizonylatról leolvashatja.

A vonatkozó pontos szöveg az alábbi:

11. §

(1) Az adóalany köteles az általa használt számlázó program

a)            nevét, azonosítóját;

b)           fejlesztőjének nevét, és – ha van – adószámát;

c)            értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát;

d)           beszerzésének, használata megkezdésének vagy – saját fejlesztésű program használata esetén – a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját, a d) pont szerinti időpontot követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.

(2) Az adóalany köteles a használatból kivont számlázó program

a)            (1) bekezdés szerinti adatait;

b)           használatból történő kivonásának időpontját

a program használatból történő kivonását követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.

21. §

A 2014. október 1-jét megelőzően beszerzett és 2014. október 1-jén még használatban lévő számlázó programok, igénybevett online számlázó programok, továbbá használatba vett saját fejlesztésű programok 11. § (1) bekezdése … szerinti adatait az adóalany 2014. november 15-ig köteles bejelenteni az adóhatóság által erre a célra rendszeresített nyomtatványon. A 2014. október 1-je és 2014. október 15-e között használatból kivont számlázó program, online számlázási szolgáltatás igénybevételének befejezése 11. § (2) bekezdése … szerinti adatait az adóalany 2014. november 15-ig köteles bejelenteni az adóhatóság által erre a célra rendszeresített nyomtatványon.

A rendelet további kötelezettségeket ró azokra a felhasználókra, akik megbízójuk szerződéses meghatalmazása alapján a nevükben számlát bocsátanak ki. Korábban is előírt volt az írásbeli szerződés. Ami újdonság, hogy ezután a szerződében rögzíteni kell azt a sorszámtartományt, amelyen a megbízott a megbízó nevében számlát bocsát ki, és ennek nyilvántartását a megbízó részére is előírja. Ebből következik, hogy új szerződést kell készíteni. Nincs benne a rendeletben, de erősen javasolható, hogy két megbízónak azonos sorszámtartományt NE jelöljünk ki. A sorszámtartomány a system.ini-ben állítható be. Ezt követően az belátható, hogy egy megbízó több számlatartománya ugyan nem tilos, de mindet be kell jelentenie a megbízónak a NAV-hoz.

Bevezető gondolatok

A szabályozás jogi háttere az EU irányelv (2010/45/EU), valamint a 2013. január 1. hatályos Áfa tv. Az irányelv számlázási alapelveket rögzít, és kötelezettségként határozza meg annak érvényre juttatását 2013. január 1. hatállyal. A magyar jogalkotó élt is a lehetőséggel és kettő és fél év vajúdást követően sikerült egy meglehetősen furcsa állapotot előidéző, de az uniós elvárásoknak mindenben megfelelő rendszert létrehoznia.

Az alapelv megfogalmazása szerint a kibocsátónak és a befogadónak törekedni kell a kibocsátás időpontjától a megőrzési időszak végéig az eredet hitelességének igazolhatóságára, a tartalom sértetlenségének biztosítására, valamint az olvashatóságra. Az olvashatóságot is értelmezni kell, mert ez nem egy bármilyen eszköz általi olvashatóságot, hanem az emberi érzékszervekre vonatkozó kitételt jelent. Az adóalanyok szabadon választhatják meg azt, hogy milyen ellenőrzési eljárást alkotnak meg, amely biztosítja a közvetlen kapcsolatot a bizonylat gazdasági esemény között.

Az irányelv kimondja azt a jelentős elvárást, hogy az ellenőrzés során nem lehet különbséget tenni a papíralapú és az elektronikus számlák között, vagy másként fogalmazva, egyik bizonylati megjelenéshez sem rendelhetők olyan megszorítások, amely a másik megjelenési formában nem kötelező.  Ezzel az irányelvvel múlt ki az elektronikus számla fokozott biztonságú elektronikus aláírás, és időbélyegzővel való ellátásának törvényben kikényszerített kötelezettsége, de amit azt látni fogjuk, a jogalkotó gondoskodott arról, hogy ezt a törvény szellemének ismeretében ne legyen kedv elkerülni.

Az irányelv megjelenésével elmosódni látszik a határ az elektronikus és papíralapú számla között. Vegyünk egy egyszerű példát. Ha a számlázó program előállít PDF állományban egy számlát, akkor azt kinyomtathatja, vagy beteheti egy mail-be és elküldheti, vagy ami még pikánsabb elküldheti azt a befogadó nyomtatójára. Hogyan kell akkor értelmezni ezt a számlát? Ténylegesen ezt csak a számla kibocsátó, vagy befogadó nyilatkozata döntheti el, az elbírálása attól függ, hogy azt az egyik és másik fél minek szánta. Az is teljesen életszerű, hogy az kibocsátó elektronikus számlának vélelmezi, de a befogadó egyszerűen kinyomtatja az „elektronikus” számlát, és papír alapú számlának fogadja el. Egy NAV ellenőrzési gyakorlat nem sokat tehet, elfogadja az ügyfél vélelmét és ennek megfelelően folytatja le a vizsgálatot. Arra nem ismeretes még gyakorlat, hogy egy kereszt ellenőrzéskor mi lesz egy olyan helyzetben a megoldás, amikor a kibocsátó és befogadó nem azonosan értelmezi a számla ezen, immár fantomizált tulajdonságát. Ha az irányelvre tekintünk, akkor nem lenne probléma, nem így a magyar gyakorlatban, amit majd a továbbiakban láthatunk, elébb azonban térjünk békésebb vizekre.

Az adóhatósági tájékoztató szerint, amely az új számlázási irányelvekről szól, tartalmazza, hogy amennyiben a nyilvántartás nem pontos, attól még pusztán formai okból (számla fantom tulajdonságának vélelme, stb.) az áfa levonási jog nem korlátozható, más szóval az ellenőrzésnek egyesével kell a bizonylatot, és a gazdasági eseményt értékelni, ahol szabad bizonyítási rendszer van. Ez fontos megállapítás, ami kiterjed arra is, hogy nem lehet elutasítani és e miatt szankcionálni akkor sem, ha a számla kibocsátó valamilyen szabályt vét. Személyes tapasztalataink voltak a tekintetben, amikor azért tagadták meg a levonási jog gyakorlását, mert a kibocsátónak hiányzott a számlázó szoftver alkotójának személyre szóló nyilatkozata.

A számla formai kellékei

Vevő adószám szerepeltetése

2013. január 1. től a jogalkotó bevezette a belföldi összesítő jelentést, amiben a 2 millió forintot vagy annál nagyobb adótartalommal rendelkező számlákról bejelentést kell tenni. A jelentés értelmezése önálló fejezet, de ennek következménye, hogy ilyen számla esetében kötelező elem a vevő adószámának feltüntetése. A rendelkezést jogi túlkapásnak kell értelmezni, ugyanis az összesítő jelentésben való szerepeltetés nem a számla formai elemének függvénye, hanem számla kibocsátói kötelezettség (a befogadóról most nem kell említést tenni, mert a szállító adószámának számlán való szerepeltetése alapkötelezettség). Más szóval tekintet nélkül arra, hogy a számlán megjelenik-e a vevő adószáma, vagy sem, a kibocsátónak ismernie kell a vevő adószámát a jelentése elkészítéséhez, amit az adatbázisában tárolnia kell, és ez független attól, hogy milyen rendszert (akár előre nyomtatott számlát és Excel nyilvántartást) alkalmaz. Se az ellenőrzést, se a számlázást nem kell befolyásolja az, hogy a vevő adószáma szerepel-e a számlán vagy sem. A számla befogadó (vevő) ismeri a saját adószámát és megtudja a szállítóét a számláról, így ellenőrizhető és a jelentés elkészíthető, illetve a szállító ha tárolja a vevő adószámát, akkor mind a vevő, mind a szállító képes a jogszabályoknak megfelelő jelentést elkészíteni, illetve mindkét oldalon képes akadályok nélkül elvégezni az adóhatóság az ellenőrzést. Ez egy olyan pont, ahol érvényesíteni kell egy megállapítás esetén az NAV közleményt mely szerint ennek hiánya nem vonhatja maga után a levonási jog vitatását, és nem is szankcionálható. Ez egy olyan joghely, amely arra jó, hogy bizonytalanságot idézzen elő, és lehessen majd vitatkozni, és károkat okozni.

Második eset az Áfa tv. 142. paragrafusa szerinti fordított adózásban való részvétel. Ez esetben elkerülhetetlen a vevő adószámának megjelentetése, azonban míg az előző esetben elégséges annak első 8 karaktere, ez utóbbi esetben mind a 13 karakter kötelező.

Harmadik eset a közösségi adómentes értékesítés, ahol a számlán mindkét fél közösségi adószámának feltüntetése kötelező tartalmi elem.

Negyedik eset pedig a külföldön teljesített szolgáltatás, ahol az adó fizetésére a megrendelő a kötelezett.

Pénzforgalmi adózás ténye

Ez a lehetőség szintén a HÉA irányelvekből fakadó lehetőség, amit bevezettek a magyar jogrendben is. A pénzforgalmi adózást választani kell, és bejelentési kötelezettséghez kötött. Azonban a bejelentés kevés, mert csak azokon a számlákon érvényesíthető a pénzforgalmi adózás szabálya, amely bizonylaton szerepel is ennek a dokumentumnak a pénzforgalmi adózás alá tartozás ténye. Ez fontos, mert nem elégséges a bejelentés, és a bejelentéstől függetlenül nem minden esetben szerepeltethető a pénzforgalmi adózás alá való besorolás, amit ebben a bejegyzésben nem részletezünk. Ez azt jelenti más szóval, hogy a bizonylat lesz a pénzforgalmi adózás szabálya alá vont esemény, és ez kötelezettséget ró a számla kibocsátóra és befogadóra egyaránt. A pénzforgalmi adózás alá való bejelentkezés csak mögöttes szükséglet, csak az ilyen bizonylat kibocsátására való jogot testesíti meg. A számla befogadónál (vevő) az ilyen számla befogadása az adólevonási jogot korlátozza, ami azonban EU jogszabály ellenes, miközben az általa teljesített ügyletekre a teljesítés szerinti elv vonatkozik.

Teljesítési időpont

Jelentősége nagy, tekintettel arra, hogy ehhez az időpontoz kapcsolódik számos jog. Főszabály szerint ekkor keletkezik adófizetési kötelezettség, illetve nyílhat meg a befogadónál a levonás joga. Másodsorban az adókötelezettség keletkeztetésének halasztása is ehhez kötődő, amikor (közösségi termékbeszerzésnél, vagy belföldi fordított adózásban) az adókötelezettség keletkezési időpontja legkésőbb a teljesítést követő hónap 15. napja, amennyiben nincs még meg a számla. A teljesítés dátum fontos tényező akkor is, amikor áfa változás következik be, amikor ez az időpont határozza meg, hogy mikortól kell az új szabályokat alkalmazni. Fontos szerepéhez képest az uniós gyakorlatban a szerepeltetése a számlán nem kötelező elem. Ennek oka, az a vélelem, hogy amennyiben a számlán nem szerepel a teljesítés dátuma, akkor az megegyezik a számla kiállításának dátumával. Ebből következik, hogy a teljesítési dátum elhagyása a számlán nem teszi a számlát formai szempontbál hibássá (magyar ellenőrzési gyakorlatban ez főbenjáró hiba), ekkor a teljesítés dátuma a számla kibocsátás dátuma. Az ilyen megállapítás a NAV részéről szintén védhető.

Az elektronikus számla

A bevezető gondolatok már tartalmaztak ezzel kapcsolatosan észrevételeket. A lényege az uniós törekvéseknek, hogy az elektronikus számla forgalom akadálymentesítését oldják meg. Ez ellen azonban konzervatív jogrendek a végsőkig harcolnak élen a magyar jogrenddel. Ennek legfőbb oka a magyarországi adóelkerülési gyakorlat, és erről az oldalról kicsit meg is lehet érteni, noha megítélésünk szerint nem ez megfelelő út az áfa csalások visszaszorítására. Ezt a gyakorlatot nullára csökkenteni nem lehet (legalább is sehol sem sikerült) de viselhető mértékre csökkenteni szükséges. Adópolitikai elemzésbe nem megyünk bele, csak megjegyezzük, hogy az adózási morál nem adminisztratív probléma, vagy nem elsősorban az. Az adózási morált nem az adózási szabályok szigora, „átláthatatlansága”, hanem a komplex adózási rendszer szerkezete határozza meg. Egyszerűbben fogalmazva az adóprés és az adóelkerülési vágy egyenesen arányos tényező.

Rátérve az elektronikus számla kérdésére, a jogszabály megerősíti, hogy a magyar gyakorlatban az elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott számla minden további vizsgálatot kerülve igazolt eredetiséget és tartalmi sértetlenséget biztosít. Ez a forma a NAV ellenőrzési gyakorlatának kiemelt szereplője. Minden más esetben egy elektronikus számla akkor fogadható el adóigazgatási eljárásban befogadható dokumentumként, ha azt más, a befogadó által meghatározott üzleti eljárás igazolja, amely igazolás ez eredet hitelességére, és tartalmi sértetlenségére vonatkozik. A fantázia szabad, a NAV példálózó jelleggel ad támpontot. Ide tartozik elsősorban a valós gazdasági folyamathoz való kötöttség igazolása (megrendelés, teljesítésigazolás, szerződés, levelezés, stb.) Nincs még ellenőrzési tapasztalat. Azt azonban lehet vélelmezni, hogy az ellenőrzésben az elektronikus számla befogadásának üzleti eljárással való alátámasztására vonatkozó szabályozással a befogadó vállalkozásnak rendelkeznie kell. Ez benne lehet a (legjobb ha itt van) a számviteli politikában, vagy külön szabályozásban. Ez alapján végzi el a NAV az ellenőrzést, ahol két dolgot vizsgál. Az lefektetett szabályozás elégséges-e az eredet hitelessége, és a tartalom sértetlenségének igazolásához, illetve a befogadott elektronikus számla megfelel-e a lefektetett szabályozásnak.

Az tehát nem elégséges, ha az elektronikus számla mellé tesszük a szerződést, szállítólevelet, teljesítés igazolását, és megmutatjuk a legyártott berendezést a vevőnél, ha mind ez nincs szabályzatban rögzítve, akkor nem feleltünk meg a jogszabályi előírásoknak.

Az EU irányelv kötelezővé teszi, hogy a befogadó nyilatkozzon arról, hogy befogad elektronikus számlát, azonban ez meglehetősen puha jogszabály, amely teljesíthető az által is, hogy egyszerűen befogad ilyen számlát. Arra azonban nincs hatása, hogy azt is meghatározza, hogy a kibocsátó milyen módszerrel hozza létre a számlát. Az egyik joghézag itt merül fel. A bevezetőben szerepel az az eset, amikor a kibocsátó szándéka szerint email-ben elektronikusan kibocsátott elektronikus számlát küld. Ezt a számlát megállapodás híján a befogadó kinyomtatja és papír alapú számlaként fogadja be. Ha nincs kereszt ellenőrzés, akkor az ellentmondás észrevétlen marad. Ha van, akkor nem ismert a NAV gyakorlata, hogy miként értelmezi a számlát, de amennyiben azt elektronikus számlaként értelmezi, akkor a befogadó fogalmilag a továbbiakban nem tiltakozhat az elektronikus számlák befogadásával kapcsolatosan. Természetesen nyilatkozhat, hogy a továbbiakban nem fogad be elektronikus számlát.

Az eddigiek is elégségesek a magyar e-számla elterjedésének fékezésére.

A számla további sorsára (kezelési módja a megőrzési időszakban) vonatkozó jog ugyanis nem változott. Az elektronikusan kiállított vagy befogadott számlát elektronikus módon kell megőrizni. Egy papír alapú számla megőrizhető elektronikus úton is, míg az e-számla csak elektronikusan őrizhető. Az erre vonatkozó jogszabály azonban előírja a fokozott biztonságú elektronikus aláírás és minősített időbélyeg alkalmazását. Más szóval az elektronikus számla mindaddig, amíg teljesíti hivatását meglehet elektronikus aláírás és időbélyegző nélkül, de ezt követően azonban semmiképpen, így a korábbiak leírása mind-mind csak haszontalan beszéd, egy elektronikus számla csak akkor létezik, ha azon valahol egyszer csak rákerül az elektronikus aláírás, és időbélyeg. Csak arról lehet hezitálni, hogy mikor és ki helyezi el ezeket az eszközöket a számlán. A jogszabály azt is engedi, hogy az e-számla csak a kibocsátónál legye őrizve. Ez azonban azt jelenti, hogy a kibocsátónak olyan zárt rendszerű archiválási rendszerrel kell rendelkeznie, amelyet a NHH auditált, és erről a számla befogadónak írásos szerződése is van.

Előzékeny számlakibocsátó nem hozza a befogadót olyan helyzetbe, hogy az e-számlát még neki kelljen tovább kezelnie, ha már egyszer befogadta, így elhelyezi rajta az elektronikus aláírást és időbélyeget, amit ezek után befogadó a saját IT rendszerében őrizhet, aminek biztonságáról a számla őrzésére kötelezetteknek kell gondoskodniuk. Ez azonban valóban nem szigorúbb feltétel, mint amit a papír alapú számlák esetében is be kell tartanunk.

A NAV azonban (legalább is ígérete szerint) az archiválási szabályokat is ellenőrizni kívánja, és emennyiben ugyan minden számlát megtalál, de megítélése szerint azok elveszhettek volna a nem megfelelő archiválási eljárás kialakítása miatt, akkor szinté kiszabhat mulasztási bírságot. A nem elégséges archiválási szabály betartásának megállapításához elégséges, ha a vállalkozás nem rendelkezik archiválási szabályzattal ami alapján az ellenőrzés lefolyatható.

Mind ezek után, ha már minden szabályzatnak megfeleltünk, és ennek ellenére még mindig ördögtől való makacssággal ragaszkodunk jövőbe révedő tekintettel az elektronikus dokumentumainkhoz, akkor egy bírósági gyakorlatban (ne kerüljön rá sor) szembe kerülhetünk a bíróval, aki pedig hiába minden, a papír alapú, ámbár a jogszabályok szerint elektronikusan archivált bizonylat helyett perdöntő bizonyítékként számon kéri a papír alapú dokumentumot.

Miként alakul ki egy új vállalatirányítási megoldás?

Az út hosszú, amíg az ötlet megszületésétől eljutunk a nagyközönség által birtokba vehető megoldásig. Most tekintsük át az alapértékeket, amit a Számadóban megfogalmaztunk:

•  A kisvállalkozások igényeire válaszoljon, azt tudja, amire egy kis cégnek szüksége van, de ne többet, hogy ne legyen bonyolult
• Legyen könnyen bevezethető és használható, ne kelljen sokat bajlódni a megtanulásával
• Maga a szoftver legyen minél olcsóbb (ld. korábbi posztbejegyzésemet)
• Az igények növekedésével kiegészíthető legyen plusz modulokkal, funkciókkal
• És természetesen, legyen megbízható, stabil, minden tekintetben feleljen meg a jogszabályi követelményeknek és korszerű informatikai alapokra épüljön

Arra, hogy a hamarosan megjelenő Számadó Compaktamennyiben felel meg a kitűzött céloknak, a jövő fog választ adni. Következő jelentkezésemre – reményeim szerint – a fejlesztés utolsó fázisát is lezártuk, és bemutathatom az elkészült megoldást.

Szívesen veszem majd az Ön véleményét, visszajelzését is!

Előző posztomban a komplex informatikai-vállalatirányítási projekt árazásáról írtam.

De mi a helyzet az úgynevezett dobozos termékek esetén? Általában ezek a nagyobb termékek alapján kialakuló egyszerűsített megoldások, ezek árazásában a korábban említett tényezők talán kevésbé mutatkoznak. Akkor mik a szempontok?

Maga a szoftver legyen minél olcsóbb! Ez egy nagyon lényeges pont, természetes, hogy az ár mindenki számára az egyik legfontosabb tényező. Különösen érzékeny az árra az a piaci szegmens, amelyik a dobozos termékeket keresi. Mitől kerül egy szoftvertermék annyiba, amennyi? Tévedés azt gondolni, hogy maga a szoftver kerül sokba. Az ár kialakításakor két tényezőt kell figyelembe vennünk. Az egyik a termék létrehozására fordított munka. Ez azonban a kisebb tényező, hiszen egy termék abban a reményben jön létre, hogy azt sokan meg fogják vásárolni, így ezt az egyszeri költséget majd sokan fogják „összedobni”. A másik, már jelentősebb tétel, a szoftvernek az ügyfél használatába állításának a költsége, klasszikus szóhasználattal: a bevezetés költsége. Mennyi idő kell ahhoz, hogy megtanítsuk neki a kezelést, hogy a paramétereket beállítsuk úgy, hogy a program az ő kívánsága szerint működjön. Amennyiben ez a tényező jelentősen csökkenthető, úgy az ár is drasztikusan csökkenhet.

Ebből az elvből indultunk ki legújabb termékünk, a Compakta kialakításakor is. Az alapcsomagok funkciói várhatóan a lehető legtöbb vállalkozásnak megfelelőek lesznek, így nem kell paraméterezni, alakítani, testre szabni. Mint egy típusterv alapján épülő kényelmes sorház esetén: azonos tervek alapján készültek, mégis, belül mások (festés, csempe, bútor, stb.) Az oktatáshoz pedig mindenki számára a legegyszerűbb és legköltséghatékonyabb, ha oktatófilmeket adunk ügyfeleinknek – ez tetszőleges időbeosztással megtekinthető, később, szükség esetén újra elővehető - már most is meglehetősen sok készült el.

Szintén a használatot segíti a programmal települő Tudásbázis program, ahol részletes leírás található egyrészt a menüpontokról, másrészt folyamatleírások, sok-sok képpel illusztrálva.

Ezen felül pedig ügyfeleink kétórányi távsegítséget is igénybe vehetnek, amikor az Ő gépére feljelentkezve, közben a hangátvitelt is használva meg tudjuk mutatni azokat az apróságokat, amik az egyéb anyagokból nem voltak kiolvashatóak, válaszolunk a konkrétan felmerülő kérdésekre. Így tudunk napi egy kávé áráért hatékony megoldást nyújtani.

Időről időre szembesülök olyan kérdésekkel is, hogy ugyanazon feladatra készült más-más termékek között miért van akár tízszeres árkülönbözet? Valóban, sokszor igen nehéz válaszolni erre. Mégis, vannak alapelvek, amiket érdemes röviden áttekinteni.

Csodák nincsenek. Mire egy valamire való vállalati szoftver apró kis termékként első bátortalan lépéseit megteheti a piacon, a fejlesztés kezdetétől számítva akár 2-4 évnyi munka épülhet bele. (Értelemszerűen, ha egyetlen fejlesztő készíti, akkor 2-4 naptári év, ha több a fejlesztő, akkor időt vesz igénybe). A programozók mellett szükség van olyan rendszermérnök kollegákra is, akik ismerik az új termék valamennyi belső rezdülését, vagy ha esetleg néhány ponton mégsem, akkor legalább érdemben tudnak egyeztetni a programozóval. És mire egy programozó (értsd: a programnyelvet egyébként ismerő szakember) az adott termék fejlesztésébe be tud kapcsolódni, hónapok is eltelhetnek. Mire az új rendszermérnök kollega szert tesz annyi ismeretre, hogy már biztonsággal felvehesse a telefont, megválaszolni az ügyfelek kérdéseit, szintén hónapok telhetnek el. Egyikük esetében sem egy-kettő, hanem jóval több! Kellenek melléjük az adott szakterületet (könyvelés, dokumentumkezelés…) értő kollegák, tesztelők, akik a hibákért nyúzzák a készülő terméket, a grafikai megjelenés kialakítását végzők, netán szövegírók, fordítók, dokumentációkészítők, akik nélkül nem lenne teljes a csapat. No meg egy értő projektmenedzser is fontos szereplő.

És akkor még nem beszéltünk a marketing, az értékesítés, a cégüzemeltetés, ügyfélszolgálat fenntartás költségeiről, továbbá magáról az irodáról, vagy akár a vállalati autókról (amit most tekintsünk kizárólag munkaeszköznek!). Sok-sok elemből tevődik össze az a kalkuláció, ami az alapját képezi a „szakember nap”-nak, vagy „szakember óra”-nak. Csúnya kifejezések, de végeredményben tényleg magunkat adjuk el – kilós áron.

A projekt ajánlatnak az alapja tehát az, hogy a megvalósításra mennyi időt fordít a bevezető cég.

A kérdés már csupán csak az, hogy az egyes ajánlattevők milyen módszerrel becsülik meg ezt a tényezőt?

Magában a vállalati informatikai projektre adott ajánlatban csak ritkán kerül kifejtésre, hogy a megadott ár hány embernap fejlesztést, rendszermérnöki órát tartalmaz, és mennyi oktatást, tesztelést, a bevezetés utáni időszakra mennyi ideig, és milyen kondíciók mellett biztosít ügyféltámogatást. Sőt, gyakran az is nehezen megfogható, hogy valójában az az ajánlat milyen feladatok megvalósítására készült. Az egyik ajánlatban is, a másikban is szerepel, hogy pl. „helyretárolás megoldása”. A két ajánlattevő ezt kétféle módon értelmezheti, egyik egyszerű feladatnak gondolja, a másik többheti programozással kalkulál. És a szerződéskötés után, az elképzelések pontosításakor derülhet ki, hogy esetleg a győztes ajánlat alulkalkulált, és ezért pótmunkát számláz (miközben korábban úgy tűnt, hogy ő a legolcsóbb sőt, talán éppen ezzel nyert). Fontos lenne tehát, hogy tudjuk, hogy az egyes ajánlatok tartalmi részei mit takarnak. Az ajánlatok tartalmi összevetése azonban nagyon nehezen megoldható feladat.

És még egy pár kérdés, amit érdemes figyelembe venni: 

• Milyen módszertannal rendelkezik a cég a projektek bevezetésére vonatkozóan.
• Készít-e a megbízott specifikációt, ez mennyire részletes, és a projekt előrehaladása során mennyire követi a változásokat
• Milyen mértékig teszteli a megbízott a rendszert
• A projekt során a megbízott mennyi személyes közreműködése, mennyi helyszíni jelenléte várható (vagy csak telefonon/mailben tartják a kapcsolatot, oldják meg a problémákat)
• Lesz-e oktatás, ha igen, akkor mit oktatnak és milyen mélységben?
• Milyen dokumentációt készül, készül-e egyáltalán?
• Ezek mind olyan tényezők, amelyeket ha tartalmazza is az ajánlat, gyakran csak elnagyoltan. Ebből fakadóan félreértésre adhat okot – és alapvetően meghatározza egyik oldalról az ügyfél elégedettségét, a másik oldalról a megbízott által befektetett idő mennyiségét

Fontos kérdés még a licenszdíj mértéke, sőt, a megrendelők gyakran elfelejtenek számolni az évről évre jelentkező követési díjjal. A SZÁMADÓ a vállalati projektek esetében nem számol licenszdíjat, csupán a megvalósítás díját kéri.

E szempontok felvetésével remélem, Olvasóim kicsit körültekintőbben tudnak tájékozódni az ajánlatok között, és ügyesebben fognak tudni feltenni kérdéseket. Talán a leglényegesebb kérdés: tessék mondani, mit tartalmaz ez az ár?

A leghasznosabb persze az lenne, ha ilyen esetekben független tanácsadó segíthetné a vállalkozásokat, csakhogy – ma Magyarországon – nem hiszem, hogy létezik minden elkötelezettségtől mentes tanácsadó.

Az alapelvekből származtatható NAV követelmények

Számla eredetének hitelessége 

Az Áfa tv 295. § 6/A pontja szerint: „a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó vagy a számlát kibocsátó azonosságának biztosítása” Kibocsátói oldalon ez nem értelmezhető, illetve triviális, igazolnia kell, hogy az létezik, és kibocsátásra jogosult. A törvényhely a befogadó oldalra ró kötelezettséget, mi szerint meg kell vizsgálnia, hogy a számla kibocsátó a számlát kibocsáthatta-e. Ennek egyik módja lehet az adószámának ellenőrzése. Évek óta tesz a szakma kísérletet arra, hogy az adószám ellenőrzést a program online ellenőrizhesse, de erre nem kaptunk bíztató választ. Az adószám a NAV honlapon ellenőrizhető ugyan, de nagyon időigényes és kényelmetlen. Elégséges üzleti eljárás az is, ha az eladó azonossága korábbi tranzakciókban már szerepelt (ismert szállító). Akkor is igazolt lehet az eredetiség, ha bármely kiegészítő adat igazolja a gazdasági esemény bekövetkeztét, ami lehet üzleti levelezés, szerződés, teljesítésigazolás, vagy szállítást igazoló okmány.

Számla tartalmának sértetlensége 

Az Áfa tv 259. § 1/A pontja tömören határoz. „A számlának a törvényben előírt adattartalmát nem változtatták meg” A számla kiállító vagy befogadó kötelessége hitelesen igazolni, hogy annak tartalma nem változott meg. A két problémát elkülönítetten kell kezelni.

Kiállító

Az iktató könyv, vagy dokumentum menedzser képes arra, hogy ezt hitelesen igazolja. Amikor egy számla elkészül, akkor ezt iktatni kell, és el kell látni olyan jeggyel, amely igazolja, hogy a dokumentum eredeti. Papír alapú bizonylat esetén a megváltoztatás többnyire látható nyomokat hagy, így az igazolás szemrevételezéssel állapítható meg. Vannak persze bűnügyi esetek, amikor ennek minősített szakértői eljárásai válnak szükségessé. Elektronikus dokumentum esetén azonban ezen a ponton elkerülhetetlen egy zárt rendszerű dokumentumarchiváló rendszer, vagy az elektronikus aláírás, és időbélyeg alkalmazása. Ez utóbbi akkor is alkalmazható, ha a cég választása szerint legalább naponta egyszer együttesen írja alá a keletkezett dokumentumokat. A választott eljárást azonban mindenképpen le kell írni, mert az ellenőrzés ennek ismeretében kell lefojtassa a vizsgálatot.

Befogadó

A megoldás szintén az iktatórendszerben keresendő. Le kell írni a dokumentum őrzésének szabályait, és ennek megfelelően őrizni az adatokat. Az eljárásban minden korláttól mentesen lehet alkalmazni számla konverziós eljárást is, csak azt kell biztosítani, hogy a konverzió semmiképpen sem járhat az adatok érdemi megváltozásával. Fontos kitétel az, hogy érdemi. ugyanis nem jelenti az adat megváltozását az, hogy az eredeti dokumentum elektronikus karaktereket (ASCII kódokat), míg a konverzió Times New Roman karaktereket tartalmaz. A konverziós eljárást természetesen szintén le kell írni, és igazolni, hogy abban az adat érdemben nem módosul. Ez utóbbi nem egy nehéz feladat.

Számla tartalmának olvashatósága

A követelmény magyarázatát a 18. füzetben találhatjuk meg : „A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.” Nyilvánvaló, de mégis a legfontosabb, korábbi értelmezési zavarokat kezelő mondat. Korábbi értelmezésben arról folyt késhegyig menő vita, hogy ez alatt mit kell érteni. Hogyan kell a szoftvereket, elavult rendszereket életben tartani és más efféle okvetetlenkedések voltak viták tárgyai. Ezzel a dolog a helyére került. Mindegy mi módon (megengedett a médiumváltás), de biztosítani kell, hogy a másik két alapelv megsértése nélkül az ellenőr a számla tartalmát beavatkozás nélkül képes legyen elolvasni. Hogy érthetőbb legyen…. semmi sem akadályozza egy olyan rendszer használatát, ahol minden számlát azonos platformra hoznak (kinyomtatnak, pdf-be konvertálnak, stb.), majd az így kialakított egységes rendszert dolgozzák fel számviteli, adókezelési stb. szempontok szerint. A fontos, hogy a másik két alapelv is sértetlen maradjon.

A 18. füzetnek van egy nagyon előre mutató részlete. „E keretszabály értelmében az eredet hitelességére, az adattartalom sértetlenségére és az olvashatóságra vonatkozó követelményeknek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés, illetve a szolgáltatásnyújtás között megbízható üzleti kapcsolatot biztosít. Az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételt a számlakibocsátónak és a számlabefogadónak is teljesítenie kell, mely feltételek fennállását a felek adott esetben egymástól függetlenül is biztosíthatják.” Az első mondat azt jelenti, hogy amennyiben a gazdálkodás átlátható, akkor nem okozhat a számla adójogi vitát, illetve a második pedig arra utal, hogy az üzletfelek együttes rendszere is adhat fedezetet a számla adójogi helyzetének tisztázására. Ez utóbbira csak egyetlen ötlet. Amennyiben a számla kibocsátó online azonnal képes biztosítani a számla nála tárolt példányát, ami összevethető a befogadott számla adattartalmával, akkor egyszerre minden feltétel teljesítve van.