Új rendelet vonatkozik azokra a gazdálkodókra, akik számláikat szoftverrel állítják ki. A 2014.július 1-től hatályos 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet szerint minden számlázó szoftvert be kell jelenteni a NAV felé. A bejelentési kötelezettség a gazdálkodót terheli, és elmulasztása esetén is ő vonható felelősségre. A bejelentéskor az alkalmazott szoftver nevét, és egyedi azonosítóját kell bejelenteni.

A SZÁMADÓ szoftverek esetében az azonosító bármely kinyomtatott számla alján található 12 karakteres betűkből és számokból álló karaktersorozat.

A rendelet 2014. június 30. jelent meg és egyes pontjai 2014. július 1.-től hatályosak. Az, ami azonnal hatályba lép, az csak azokra vonatkozik, akik e napot követően vásárolnak programot, de természetesen ezek a szabályok a program előállítójára is kötelezettségeket rónak.

A SZÁMADÓ jelenlegi verziója minden tekintetben megfelel a kiadott jogszabálynak, egyetlen kivétellel, amely miatt rövidesen megjelenik az új változat: amennyiben a számlát nem nyomtatva, hanem közvetlenül elektronikus úton továbbítjuk, akkor nem kerül a számla alá a rendelet által előírt azonosító. Ez azonban csak igen keveseket érint, illetve mire azt a hírlevél megjelenik a honlapon is ott lesz a módosított verzió.

Ami a 2014 júliusa előtt vásárolt szoftver felhasználókat érinti: a számlázó (vagy számlázásra is használt könyvelő, ügyviteli) program használóinak 2014. november 15-ig be kell jelenteniük az általuk használt szoftver nevét és azonosítószámát. A csak könyvelésre használt szoftver bejelentése nem kötelező, viszont az ingyenes számlázó programokra is vonatkozik!

Az azonosítószámot a kibocsátott számla alján található 14 karakterből álló betű és szám kombináció adja. Fontos követelmény, hogy amennyiben újra telepítjük a programot, akkor az előző sorozatszámon bejelentett szoftver használatból való kivonását szintén be kell jelenteni. A bejelentéshez szükséges nyomtatványt a NAV még nem jelentette meg. Figyelem: a számlák alján feltüntetett azonosító minden kibocsátott számlán azonos, tehát a konkrét számla számlaszámát nem tartalmazza. Ezért az NAV felé megadandó azonosítót bármely bizonylatról leolvashatja.

A vonatkozó pontos szöveg az alábbi:

11. §

(1) Az adóalany köteles az általa használt számlázó program

a)            nevét, azonosítóját;

b)           fejlesztőjének nevét, és – ha van – adószámát;

c)            értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát;

d)           beszerzésének, használata megkezdésének vagy – saját fejlesztésű program használata esetén – a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját, a d) pont szerinti időpontot követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.

(2) Az adóalany köteles a használatból kivont számlázó program

a)            (1) bekezdés szerinti adatait;

b)           használatból történő kivonásának időpontját

a program használatból történő kivonását követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.

21. §

A 2014. október 1-jét megelőzően beszerzett és 2014. október 1-jén még használatban lévő számlázó programok, igénybevett online számlázó programok, továbbá használatba vett saját fejlesztésű programok 11. § (1) bekezdése … szerinti adatait az adóalany 2014. november 15-ig köteles bejelenteni az adóhatóság által erre a célra rendszeresített nyomtatványon. A 2014. október 1-je és 2014. október 15-e között használatból kivont számlázó program, online számlázási szolgáltatás igénybevételének befejezése 11. § (2) bekezdése … szerinti adatait az adóalany 2014. november 15-ig köteles bejelenteni az adóhatóság által erre a célra rendszeresített nyomtatványon.

A rendelet további kötelezettségeket ró azokra a felhasználókra, akik megbízójuk szerződéses meghatalmazása alapján a nevükben számlát bocsátanak ki. Korábban is előírt volt az írásbeli szerződés. Ami újdonság, hogy ezután a szerződében rögzíteni kell azt a sorszámtartományt, amelyen a megbízott a megbízó nevében számlát bocsát ki, és ennek nyilvántartását a megbízó részére is előírja. Ebből következik, hogy új szerződést kell készíteni. Nincs benne a rendeletben, de erősen javasolható, hogy két megbízónak azonos sorszámtartományt NE jelöljünk ki. A sorszámtartomány a system.ini-ben állítható be. Ezt követően az belátható, hogy egy megbízó több számlatartománya ugyan nem tilos, de mindet be kell jelentenie a megbízónak a NAV-hoz.