Az alapelvekből származtatható NAV követelmények
Számla eredetének hitelessége
Az Áfa tv 295. § 6/A pontja szerint: „a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó vagy a számlát kibocsátó azonosságának biztosítása” Kibocsátói oldalon ez nem értelmezhető, illetve triviális, igazolnia kell, hogy az létezik, és kibocsátásra jogosult. A törvényhely a befogadó oldalra ró kötelezettséget, mi szerint meg kell vizsgálnia, hogy a számla kibocsátó a számlát kibocsáthatta-e. Ennek egyik módja lehet az adószámának ellenőrzése. Évek óta tesz a szakma kísérletet arra, hogy az adószám ellenőrzést a program online ellenőrizhesse, de erre nem kaptunk bíztató választ. Az adószám a NAV honlapon ellenőrizhető ugyan, de nagyon időigényes és kényelmetlen. Elégséges üzleti eljárás az is, ha az eladó azonossága korábbi tranzakciókban már szerepelt (ismert szállító). Akkor is igazolt lehet az eredetiség, ha bármely kiegészítő adat igazolja a gazdasági esemény bekövetkeztét, ami lehet üzleti levelezés, szerződés, teljesítésigazolás, vagy szállítást igazoló okmány.
Számla tartalmának sértetlensége
Az Áfa tv 259. § 1/A pontja tömören határoz. „A számlának a törvényben előírt adattartalmát nem változtatták meg” A számla kiállító vagy befogadó kötelessége hitelesen igazolni, hogy annak tartalma nem változott meg. A két problémát elkülönítetten kell kezelni.
Kiállító
Az iktató könyv, vagy dokumentum menedzser képes arra, hogy ezt hitelesen igazolja. Amikor egy számla elkészül, akkor ezt iktatni kell, és el kell látni olyan jeggyel, amely igazolja, hogy a dokumentum eredeti. Papír alapú bizonylat esetén a megváltoztatás többnyire látható nyomokat hagy, így az igazolás szemrevételezéssel állapítható meg. Vannak persze bűnügyi esetek, amikor ennek minősített szakértői eljárásai válnak szükségessé. Elektronikus dokumentum esetén azonban ezen a ponton elkerülhetetlen egy zárt rendszerű dokumentumarchiváló rendszer, vagy az elektronikus aláírás, és időbélyeg alkalmazása. Ez utóbbi akkor is alkalmazható, ha a cég választása szerint legalább naponta egyszer együttesen írja alá a keletkezett dokumentumokat. A választott eljárást azonban mindenképpen le kell írni, mert az ellenőrzés ennek ismeretében kell lefojtassa a vizsgálatot.
Befogadó
A megoldás szintén az iktatórendszerben keresendő. Le kell írni a dokumentum őrzésének szabályait, és ennek megfelelően őrizni az adatokat. Az eljárásban minden korláttól mentesen lehet alkalmazni számla konverziós eljárást is, csak azt kell biztosítani, hogy a konverzió semmiképpen sem járhat az adatok érdemi megváltozásával. Fontos kitétel az, hogy érdemi. ugyanis nem jelenti az adat megváltozását az, hogy az eredeti dokumentum elektronikus karaktereket (ASCII kódokat), míg a konverzió Times New Roman karaktereket tartalmaz. A konverziós eljárást természetesen szintén le kell írni, és igazolni, hogy abban az adat érdemben nem módosul. Ez utóbbi nem egy nehéz feladat.
Számla tartalmának olvashatósága
A követelmény magyarázatát a 18. füzetben találhatjuk meg : „A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.” Nyilvánvaló, de mégis a legfontosabb, korábbi értelmezési zavarokat kezelő mondat. Korábbi értelmezésben arról folyt késhegyig menő vita, hogy ez alatt mit kell érteni. Hogyan kell a szoftvereket, elavult rendszereket életben tartani és más efféle okvetetlenkedések voltak viták tárgyai. Ezzel a dolog a helyére került. Mindegy mi módon (megengedett a médiumváltás), de biztosítani kell, hogy a másik két alapelv megsértése nélkül az ellenőr a számla tartalmát beavatkozás nélkül képes legyen elolvasni. Hogy érthetőbb legyen…. semmi sem akadályozza egy olyan rendszer használatát, ahol minden számlát azonos platformra hoznak (kinyomtatnak, pdf-be konvertálnak, stb.), majd az így kialakított egységes rendszert dolgozzák fel számviteli, adókezelési stb. szempontok szerint. A fontos, hogy a másik két alapelv is sértetlen maradjon.
A 18. füzetnek van egy nagyon előre mutató részlete. „E keretszabály értelmében az eredet hitelességére, az adattartalom sértetlenségére és az olvashatóságra vonatkozó követelményeknek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés, illetve a szolgáltatásnyújtás között megbízható üzleti kapcsolatot biztosít. Az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételt a számlakibocsátónak és a számlabefogadónak is teljesítenie kell, mely feltételek fennállását a felek adott esetben egymástól függetlenül is biztosíthatják.” Az első mondat azt jelenti, hogy amennyiben a gazdálkodás átlátható, akkor nem okozhat a számla adójogi vitát, illetve a második pedig arra utal, hogy az üzletfelek együttes rendszere is adhat fedezetet a számla adójogi helyzetének tisztázására. Ez utóbbira csak egyetlen ötlet. Amennyiben a számla kibocsátó online azonnal képes biztosítani a számla nála tárolt példányát, ami összevethető a befogadott számla adattartalmával, akkor egyszerre minden feltétel teljesítve van.
