Számlázási alapelvek
Az alapelvek minden számlára érvényesek, így a papír és elektronikus számlára egyaránt. Az elektronikus számlára, elektronikus úton továbbított számlára, és papír alapú számlára egyaránt vonatkoznak. E háromból a leginkább zavaros képzet az elektronikus úton továbbított számla. Ennek legjobb példája a kinyomtatott, beszkennelt és email-ben továbbított számla. Láthatóan a számla az úton médiumot is vált, ami az irányelv szerint nem lehet akadálya annak, hogy az adóigazgatási eljárásban érvényesnek fogadjuk el. Fontos eredmény, hogy az irányelv szerint nem kell/lehet adójogilag megkülönböztetni az egyes számlázási technikákat, az alapelveknek kell megfelelni, és ezt lehet ellenőrizni. Váltsuk ezt fel aprópénzre. Korábban NAV állásfoglalások keletkeztek, amely a PDF-ben előállított (virtuális nyomtatón nyomtatott) számlát mail-ben továbbítva egyáltalán nem tartotta alkalmasnak adójogi szempontból az abban foglalt adó levonásának igazolására. Ez gyakorlatilag megszűnt, semmi nem korlátozza azt sem, hogy a számla médiumot váltson, így egy elektronikus számla kinyomtatása, és annak szerepeltetése a számvitelben és az adónyilvántartásban nem kifogásolható. A NAV 18. füzete foglalkozik a számla fogalmával és a követelményekkel, valamint ebben számos értelmező magyarázat is helyt kapott. Ebben kifejtik, hogy a korábban kodifikált két elektronikus számlaforma (PKI, EDI) a törvény erejénél fogva elfogadott, az ilyen elektronikus számla eleget tesz a számla eredetének hitelességére, adattartalma sértetlenségére vonatkozó követelményeknek. Minden egyéb esetben dodonai megoldást javasol: Az Áfa tv-ben nem nevesített elektronikus számlák tekintetében az adattartalom sértetlensége és az eredet hitelessége üzleti ellenőrzési eljárással támasztható alá. Arra a füzet tartalma nem tér ki, hogy ez alatt mit kell érteni, és ezt nem is lehet hibaként felróni. Általánosságban azt lehet megfogalmazni, hogy az ellenőrzés során kiegészítő adatokkal képesnek kell lenni annak igazolására, hogy a befogadott számla megfelel a számlázás három nevesített alapelvének. Más szóval a befogadáskor kell értelmezni és belátni, hogy a számla eredeti, valamint gondoskodni a tartalom megőrzéséről, ide értve a médiumváltásban elszenvedett változást, illetve biztosítani az adó érvényesítésre nyitva álló időn belül az olvashatóságot. Az adóalanyok határozzák meg, hogy ezt mi módon érik el.
Megmaradt az a követelmény (EU irányelv), hogy a számla befogadásával kapcsolatosan megegyezési kényszer van. Amennyiben a számla befogadója nem képes biztosítani a feltételeket, elutasíthatja az olyan számla befogadását, amely kezelésére technikailag nem készült fel. Ez a kényszer azonban nem formalizált, mint az EDI rendszer esetében. Az is megfelelő, ha egy szállító az általános szerződési feltételek között szerepelteti, hogy elektronikus úton bocsátja ki a számlát. Ha a vevő nem tiltakozik, akkor a megállapodás e tekintetben létrejött, de elég a megállapodáshoz a ráutaló magatartás tanúsítása is. Arról nem szól az irányelv, hogy a befogadó kikényszerítheti-e, hogy csak elektronikus számlát fogad be, ami elég elterjedt gyakorlat a nagykereskedelemben.
