Egy dokumentum hitelességével kapcsolatosan valamelyest eltolódik a köznapi és a jogi értelmezés. Köznapi értelemben egy dokumentum hitelessége elfogultsági kérdés, vagyis a megítélés attól függ, hogy a dokumentum tartalmi és fellelhetőségi körülményinek függvényében az egyén azt hitelesnek fogadja-e el vagy sem.
A hitelesség köznapi értelmezésében nincs szó arról, hogy a dokumentum tartalmi és formai jegyei alapján annak hitelességét objektív módszerek szerint kell megállapítani. A dokumentum, hitelességének kérdése a legősibb kérdések közé tartozik, miként annak hamisítása is. E páros szintén fej-fej mellett haladó történelem aminek kimenetele a jövőre nézve sem látszik eldőlni. A történelmi hamisítványok elemzése már nem ad segítséget a jelen és jövő tekintetében, talán csak annyit érdemes megjegyezni, hogy az elemzésnek két vonala van, az egyik a történelmi környezeti, technológiai háttér és a dokumentum összehasonlító értékelése. E kettős jellemzi a mai lehetőségeket is. Remélhetőleg a papír alapú dokumentumok jelentőségének csökkenése pontot tesz erre a versenyre, átadva helyét a nem papír alapú dokumentumok hitelessége és azok hamisítása versenyének.
A hitelesség fogalmának pontosabb körüljárása bíztat arra, hogy ha röviden is, de az okirat fogalmát is elővegyük. Somásan meghatározva minden okirat dokumentum és bármely dokumentum válhat okirattá. Az okirat fogalma ugyanis nem a tárgyban, hanem annak funkciójában keresendő, azaz bármely dokumentum, amely hivatott az abban foglalt tények, adatok, körülmények, cselekmények, nyilatkozatok valódiságának igazolására, az okirat. Egy dokumentum hitelessége technológiai, míg egy okirat hitelessége technológiai és jogi kérdés.
Van a dokumentum hitelességének egy többé kevéssé referencia értékű eljárása, amely nagy valószínűséggel (abszolút biztonság ugyanis nincs) igazolni képes egy dokumentum hitelességét. Ha valamely dokumentum igazolhatóan több eredeti példányban készül, és ebből az egyiket a dokumentumarchiválási szabályoknak megfelelve őrzik, akkor a többi példány ehhez hasonlítva hitelessége tekintetében elemezhető. Az eljárásnak rendkívüli ráfordításigénye miatt a jog elismer egyéb hitelességi kritériumokat is. Ennek legpuhább megjelenése annak kimondása, hogy amennyiben az érdekelt felek azt hitelesnek fogadják el, akkor az annak tekinthető. Talán mondanunk sem kell, hogy ez a konszenzusra alapított hitelesség fogalom minden objektív szemlélet híján van de roppant kényelmes, viszont amennyiben az érdekeltek a hamis tények elfogadásában érdekeltek, akkor nincs mód a valódi hitelesség megállapítására.
A PPt az okirat hiteleség fogalmát az aláírások rendszerében fogalmazza meg. E szerint hiteles az irat, amennyiben azt valaki saját kezűleg írta és aláírta, vagy aláírását tanuk igazolják, vagy az aláírás közjegyzői okiratba foglalt, az cégszerű, de hiteles bármely hatóság okiratba foglalt dokumentuma. A pontos törvényszöveg idézése jelen esetbe nem fontos. Ez a megoldás azért szükséges, hogy helyettesítse az egyetlen, valamennyire is megbízható hitelesség megállapítási eljárást. A technológia fejlődése azonban mindig ad új eszközöket a hamisítóknak és kihívást a hitelesség ellenőrzésnek. A mai fénymásolási, szkennelési és grafikus képfeldolgozási technológiák szemre tökéletes másolatok készítésével igen csak próbára teszik a hiteles dokumentum fogalmát. Sok példát lehetne felsorolni, itt most csak egyet teszünk meg.
Ha egy dokumentumból több eredeti példányt akarunk készíteni, akkor erre korábban az indigóval, vagy vegykezelt többpéldányos garnitúrával olyan eszköz volt a kezünkben, amelynek hamisítása ha nem is lehetetlen, de legalább nehéz volt. A mai lézer és tintasugaras nyomtatási technológia mellett ilyen biztonsággal több eredeti példány létrehozása csak a dokumentumot előállító szoftver tanúsítása által lehetséges. Ennek oka, hogy a dokumentum elsőként egy valamilyen IT eszköz memóriájában keletkezik, amiből tetszőlegesen sok példány készíthető, akár utólag is, illetve igazolható, vagy nehezen cáfolható, hogy a dokumentumban az utólagos módosítás semmi módon sem következhetett be. A több eredeti példány előállítása ettől függetlenül még lehetséges volna, de erre vonatkozó jogszabály, de még ajánlás sem áll a szakma rendelkezésére.
