Vállalatirányítás, ügyvitel, könyvelés

Kata, Eva, Kiva és mások. E-számla, crm, és sok más, ami napjainkban egy vállalkozás számára izgalmas, érdekes, vagy megfontolásra érdemes lehet. Amiről mi így gondoljuk A vállalatirányítási, ügyviteli és könyvelési varázsszavai érthetően és megvitathatóan.

Naptár

november 2018
Hét Ked Sze Csü Pén Szo Vas
<<  < Archív
1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30

Számla mestertúra (A számla-kibocsátás és -befogadás szabályai)

2013.10.13. 09:20 :: enkiduca

Bevezető gondolatok

A szabályozás jogi háttere az EU irányelv (2010/45/EU), valamint a 2013. január 1. hatályos Áfa tv. Az irányelv számlázási alapelveket rögzít, és kötelezettségként határozza meg annak érvényre juttatását 2013. január 1. hatállyal. A magyar jogalkotó élt is a lehetőséggel és kettő és fél év vajúdást követően sikerült egy meglehetősen furcsa állapotot előidéző, de az uniós elvárásoknak mindenben megfelelő rendszert létrehoznia.

Az alapelv megfogalmazása szerint a kibocsátónak és a befogadónak törekedni kell a kibocsátás időpontjától a megőrzési időszak végéig az eredet hitelességének igazolhatóságára, a tartalom sértetlenségének biztosítására, valamint az olvashatóságra. Az olvashatóságot is értelmezni kell, mert ez nem egy bármilyen eszköz általi olvashatóságot, hanem az emberi érzékszervekre vonatkozó kitételt jelent. Az adóalanyok szabadon választhatják meg azt, hogy milyen ellenőrzési eljárást alkotnak meg, amely biztosítja a közvetlen kapcsolatot a bizonylat gazdasági esemény között.

Az irányelv kimondja azt a jelentős elvárást, hogy az ellenőrzés során nem lehet különbséget tenni a papíralapú és az elektronikus számlák között, vagy másként fogalmazva, egyik bizonylati megjelenéshez sem rendelhetők olyan megszorítások, amely a másik megjelenési formában nem kötelező.  Ezzel az irányelvvel múlt ki az elektronikus számla fokozott biztonságú elektronikus aláírás, és időbélyegzővel való ellátásának törvényben kikényszerített kötelezettsége, de amit azt látni fogjuk, a jogalkotó gondoskodott arról, hogy ezt a törvény szellemének ismeretében ne legyen kedv elkerülni.

Az irányelv megjelenésével elmosódni látszik a határ az elektronikus és papíralapú számla között. Vegyünk egy egyszerű példát. Ha a számlázó program előállít PDF állományban egy számlát, akkor azt kinyomtathatja, vagy beteheti egy mail-be és elküldheti, vagy ami még pikánsabb elküldheti azt a befogadó nyomtatójára. Hogyan kell akkor értelmezni ezt a számlát? Ténylegesen ezt csak a számla kibocsátó, vagy befogadó nyilatkozata döntheti el, az elbírálása attól függ, hogy azt az egyik és másik fél minek szánta. Az is teljesen életszerű, hogy az kibocsátó elektronikus számlának vélelmezi, de a befogadó egyszerűen kinyomtatja az „elektronikus” számlát, és papír alapú számlának fogadja el. Egy NAV ellenőrzési gyakorlat nem sokat tehet, elfogadja az ügyfél vélelmét és ennek megfelelően folytatja le a vizsgálatot. Arra nem ismeretes még gyakorlat, hogy egy kereszt ellenőrzéskor mi lesz egy olyan helyzetben a megoldás, amikor a kibocsátó és befogadó nem azonosan értelmezi a számla ezen, immár fantomizált tulajdonságát. Ha az irányelvre tekintünk, akkor nem lenne probléma, nem így a magyar gyakorlatban, amit majd a továbbiakban láthatunk, elébb azonban térjünk békésebb vizekre.

Az adóhatósági tájékoztató szerint, amely az új számlázási irányelvekről szól, tartalmazza, hogy amennyiben a nyilvántartás nem pontos, attól még pusztán formai okból (számla fantom tulajdonságának vélelme, stb.) az áfa levonási jog nem korlátozható, más szóval az ellenőrzésnek egyesével kell a bizonylatot, és a gazdasági eseményt értékelni, ahol szabad bizonyítási rendszer van. Ez fontos megállapítás, ami kiterjed arra is, hogy nem lehet elutasítani és e miatt szankcionálni akkor sem, ha a számla kibocsátó valamilyen szabályt vét. Személyes tapasztalataink voltak a tekintetben, amikor azért tagadták meg a levonási jog gyakorlását, mert a kibocsátónak hiányzott a számlázó szoftver alkotójának személyre szóló nyilatkozata.

A számla formai kellékei

Vevő adószám szerepeltetése

2013. január 1. től a jogalkotó bevezette a belföldi összesítő jelentést, amiben a 2 millió forintot vagy annál nagyobb adótartalommal rendelkező számlákról bejelentést kell tenni. A jelentés értelmezése önálló fejezet, de ennek következménye, hogy ilyen számla esetében kötelező elem a vevő adószámának feltüntetése. A rendelkezést jogi túlkapásnak kell értelmezni, ugyanis az összesítő jelentésben való szerepeltetés nem a számla formai elemének függvénye, hanem számla kibocsátói kötelezettség (a befogadóról most nem kell említést tenni, mert a szállító adószámának számlán való szerepeltetése alapkötelezettség). Más szóval tekintet nélkül arra, hogy a számlán megjelenik-e a vevő adószáma, vagy sem, a kibocsátónak ismernie kell a vevő adószámát a jelentése elkészítéséhez, amit az adatbázisában tárolnia kell, és ez független attól, hogy milyen rendszert (akár előre nyomtatott számlát és Excel nyilvántartást) alkalmaz. Se az ellenőrzést, se a számlázást nem kell befolyásolja az, hogy a vevő adószáma szerepel-e a számlán vagy sem. A számla befogadó (vevő) ismeri a saját adószámát és megtudja a szállítóét a számláról, így ellenőrizhető és a jelentés elkészíthető, illetve a szállító ha tárolja a vevő adószámát, akkor mind a vevő, mind a szállító képes a jogszabályoknak megfelelő jelentést elkészíteni, illetve mindkét oldalon képes akadályok nélkül elvégezni az adóhatóság az ellenőrzést. Ez egy olyan pont, ahol érvényesíteni kell egy megállapítás esetén az NAV közleményt mely szerint ennek hiánya nem vonhatja maga után a levonási jog vitatását, és nem is szankcionálható. Ez egy olyan joghely, amely arra jó, hogy bizonytalanságot idézzen elő, és lehessen majd vitatkozni, és károkat okozni.

Második eset az Áfa tv. 142. paragrafusa szerinti fordított adózásban való részvétel. Ez esetben elkerülhetetlen a vevő adószámának megjelentetése, azonban míg az előző esetben elégséges annak első 8 karaktere, ez utóbbi esetben mind a 13 karakter kötelező.

Harmadik eset a közösségi adómentes értékesítés, ahol a számlán mindkét fél közösségi adószámának feltüntetése kötelező tartalmi elem.

Negyedik eset pedig a külföldön teljesített szolgáltatás, ahol az adó fizetésére a megrendelő a kötelezett.

Pénzforgalmi adózás ténye

Ez a lehetőség szintén a HÉA irányelvekből fakadó lehetőség, amit bevezettek a magyar jogrendben is. A pénzforgalmi adózást választani kell, és bejelentési kötelezettséghez kötött. Azonban a bejelentés kevés, mert csak azokon a számlákon érvényesíthető a pénzforgalmi adózás szabálya, amely bizonylaton szerepel is ennek a dokumentumnak a pénzforgalmi adózás alá tartozás ténye. Ez fontos, mert nem elégséges a bejelentés, és a bejelentéstől függetlenül nem minden esetben szerepeltethető a pénzforgalmi adózás alá való besorolás, amit ebben a bejegyzésben nem részletezünk. Ez azt jelenti más szóval, hogy a bizonylat lesz a pénzforgalmi adózás szabálya alá vont esemény, és ez kötelezettséget ró a számla kibocsátóra és befogadóra egyaránt. A pénzforgalmi adózás alá való bejelentkezés csak mögöttes szükséglet, csak az ilyen bizonylat kibocsátására való jogot testesíti meg. A számla befogadónál (vevő) az ilyen számla befogadása az adólevonási jogot korlátozza, ami azonban EU jogszabály ellenes, miközben az általa teljesített ügyletekre a teljesítés szerinti elv vonatkozik.

Teljesítési időpont

Jelentősége nagy, tekintettel arra, hogy ehhez az időpontoz kapcsolódik számos jog. Főszabály szerint ekkor keletkezik adófizetési kötelezettség, illetve nyílhat meg a befogadónál a levonás joga. Másodsorban az adókötelezettség keletkeztetésének halasztása is ehhez kötődő, amikor (közösségi termékbeszerzésnél, vagy belföldi fordított adózásban) az adókötelezettség keletkezési időpontja legkésőbb a teljesítést követő hónap 15. napja, amennyiben nincs még meg a számla. A teljesítés dátum fontos tényező akkor is, amikor áfa változás következik be, amikor ez az időpont határozza meg, hogy mikortól kell az új szabályokat alkalmazni. Fontos szerepéhez képest az uniós gyakorlatban a szerepeltetése a számlán nem kötelező elem. Ennek oka, az a vélelem, hogy amennyiben a számlán nem szerepel a teljesítés dátuma, akkor az megegyezik a számla kiállításának dátumával. Ebből következik, hogy a teljesítési dátum elhagyása a számlán nem teszi a számlát formai szempontbál hibássá (magyar ellenőrzési gyakorlatban ez főbenjáró hiba), ekkor a teljesítés dátuma a számla kibocsátás dátuma. Az ilyen megállapítás a NAV részéről szintén védhető.

Az elektronikus számla

A bevezető gondolatok már tartalmaztak ezzel kapcsolatosan észrevételeket. A lényege az uniós törekvéseknek, hogy az elektronikus számla forgalom akadálymentesítését oldják meg. Ez ellen azonban konzervatív jogrendek a végsőkig harcolnak élen a magyar jogrenddel. Ennek legfőbb oka a magyarországi adóelkerülési gyakorlat, és erről az oldalról kicsit meg is lehet érteni, noha megítélésünk szerint nem ez megfelelő út az áfa csalások visszaszorítására. Ezt a gyakorlatot nullára csökkenteni nem lehet (legalább is sehol sem sikerült) de viselhető mértékre csökkenteni szükséges. Adópolitikai elemzésbe nem megyünk bele, csak megjegyezzük, hogy az adózási morál nem adminisztratív probléma, vagy nem elsősorban az. Az adózási morált nem az adózási szabályok szigora, „átláthatatlansága”, hanem a komplex adózási rendszer szerkezete határozza meg. Egyszerűbben fogalmazva az adóprés és az adóelkerülési vágy egyenesen arányos tényező.

Rátérve az elektronikus számla kérdésére, a jogszabály megerősíti, hogy a magyar gyakorlatban az elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott számla minden további vizsgálatot kerülve igazolt eredetiséget és tartalmi sértetlenséget biztosít. Ez a forma a NAV ellenőrzési gyakorlatának kiemelt szereplője. Minden más esetben egy elektronikus számla akkor fogadható el adóigazgatási eljárásban befogadható dokumentumként, ha azt más, a befogadó által meghatározott üzleti eljárás igazolja, amely igazolás ez eredet hitelességére, és tartalmi sértetlenségére vonatkozik. A fantázia szabad, a NAV példálózó jelleggel ad támpontot. Ide tartozik elsősorban a valós gazdasági folyamathoz való kötöttség igazolása (megrendelés, teljesítésigazolás, szerződés, levelezés, stb.) Nincs még ellenőrzési tapasztalat. Azt azonban lehet vélelmezni, hogy az ellenőrzésben az elektronikus számla befogadásának üzleti eljárással való alátámasztására vonatkozó szabályozással a befogadó vállalkozásnak rendelkeznie kell. Ez benne lehet a (legjobb ha itt van) a számviteli politikában, vagy külön szabályozásban. Ez alapján végzi el a NAV az ellenőrzést, ahol két dolgot vizsgál. Az lefektetett szabályozás elégséges-e az eredet hitelessége, és a tartalom sértetlenségének igazolásához, illetve a befogadott elektronikus számla megfelel-e a lefektetett szabályozásnak.

Az tehát nem elégséges, ha az elektronikus számla mellé tesszük a szerződést, szállítólevelet, teljesítés igazolását, és megmutatjuk a legyártott berendezést a vevőnél, ha mind ez nincs szabályzatban rögzítve, akkor nem feleltünk meg a jogszabályi előírásoknak.

Az EU irányelv kötelezővé teszi, hogy a befogadó nyilatkozzon arról, hogy befogad elektronikus számlát, azonban ez meglehetősen puha jogszabály, amely teljesíthető az által is, hogy egyszerűen befogad ilyen számlát. Arra azonban nincs hatása, hogy azt is meghatározza, hogy a kibocsátó milyen módszerrel hozza létre a számlát. Az egyik joghézag itt merül fel. A bevezetőben szerepel az az eset, amikor a kibocsátó szándéka szerint email-ben elektronikusan kibocsátott elektronikus számlát küld. Ezt a számlát megállapodás híján a befogadó kinyomtatja és papír alapú számlaként fogadja be. Ha nincs kereszt ellenőrzés, akkor az ellentmondás észrevétlen marad. Ha van, akkor nem ismert a NAV gyakorlata, hogy miként értelmezi a számlát, de amennyiben azt elektronikus számlaként értelmezi, akkor a befogadó fogalmilag a továbbiakban nem tiltakozhat az elektronikus számlák befogadásával kapcsolatosan. Természetesen nyilatkozhat, hogy a továbbiakban nem fogad be elektronikus számlát.

Az eddigiek is elégségesek a magyar e-számla elterjedésének fékezésére.

A számla további sorsára (kezelési módja a megőrzési időszakban) vonatkozó jog ugyanis nem változott. Az elektronikusan kiállított vagy befogadott számlát elektronikus módon kell megőrizni. Egy papír alapú számla megőrizhető elektronikus úton is, míg az e-számla csak elektronikusan őrizhető. Az erre vonatkozó jogszabály azonban előírja a fokozott biztonságú elektronikus aláírás és minősített időbélyeg alkalmazását. Más szóval az elektronikus számla mindaddig, amíg teljesíti hivatását meglehet elektronikus aláírás és időbélyegző nélkül, de ezt követően azonban semmiképpen, így a korábbiak leírása mind-mind csak haszontalan beszéd, egy elektronikus számla csak akkor létezik, ha azon valahol egyszer csak rákerül az elektronikus aláírás, és időbélyeg. Csak arról lehet hezitálni, hogy mikor és ki helyezi el ezeket az eszközöket a számlán. A jogszabály azt is engedi, hogy az e-számla csak a kibocsátónál legye őrizve. Ez azonban azt jelenti, hogy a kibocsátónak olyan zárt rendszerű archiválási rendszerrel kell rendelkeznie, amelyet a NHH auditált, és erről a számla befogadónak írásos szerződése is van.

Előzékeny számlakibocsátó nem hozza a befogadót olyan helyzetbe, hogy az e-számlát még neki kelljen tovább kezelnie, ha már egyszer befogadta, így elhelyezi rajta az elektronikus aláírást és időbélyeget, amit ezek után befogadó a saját IT rendszerében őrizhet, aminek biztonságáról a számla őrzésére kötelezetteknek kell gondoskodniuk. Ez azonban valóban nem szigorúbb feltétel, mint amit a papír alapú számlák esetében is be kell tartanunk.

A NAV azonban (legalább is ígérete szerint) az archiválási szabályokat is ellenőrizni kívánja, és emennyiben ugyan minden számlát megtalál, de megítélése szerint azok elveszhettek volna a nem megfelelő archiválási eljárás kialakítása miatt, akkor szinté kiszabhat mulasztási bírságot. A nem elégséges archiválási szabály betartásának megállapításához elégséges, ha a vállalkozás nem rendelkezik archiválási szabályzattal ami alapján az ellenőrzés lefolyatható.

Mind ezek után, ha már minden szabályzatnak megfeleltünk, és ennek ellenére még mindig ördögtől való makacssággal ragaszkodunk jövőbe révedő tekintettel az elektronikus dokumentumainkhoz, akkor egy bírósági gyakorlatban (ne kerüljön rá sor) szembe kerülhetünk a bíróval, aki pedig hiába minden, a papír alapú, ámbár a jogszabályok szerint elektronikusan archivált bizonylat helyett perdöntő bizonyítékként számon kéri a papír alapú dokumentumot.

Szólj hozzá!

Címkék: hitelesség adóbevallás számlázás digitális aláírás adózás 2013 számviteli blog

A bejegyzés trackback címe:

https://eusys.blog.hu/api/trackback/id/tr535565772

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Nincsenek hozzászólások.